Conditions générales d'utilisation

1. Objet

Les présentes conditions générales d'utilisation (« CGU ») définissent les modalités d'accès et d'usage du logiciel en ligne VoxNote, édité par Auto-Artisan. VoxNote est un assistant vocal métier pour artisans : gestion des clients et interventions par dictée, devis et factures conformes Factur-X, calendrier et optimisation de tournées, et l'assistante Voxa qui agit après validation de l'utilisateur. Le service est réservé aux professionnels (entreprises, artisans et travailleurs indépendants) agissant dans le cadre de leur activité ; il n'est pas destiné aux consommateurs. L'usage du service vaut acceptation des présentes CGU.

2. Accès au service et compte

L'accès au service nécessite la création d'un compte entreprise et la souscription d'un abonnement selon les Conditions générales de vente. Chaque entreprise peut disposer de un à quatre utilisateurs. L'utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants et de toute activité réalisée depuis son compte. Il s'engage à fournir des informations exactes lors de l'inscription et à les tenir à jour.

3. Obligations de l'utilisateur

• Utiliser le service conformément à la loi et aux présentes CGU, sans porter atteinte aux droits de tiers.
• Garantir l'exactitude des données saisies, notamment celles relatives à ses clients finaux et à ses documents commerciaux.
• Ne pas saisir de données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD (santé, opinions, etc.).
• Ne pas tenter de perturber, contourner ou détourner le fonctionnement du service ou sa sécurité.
• Conserver la maîtrise et le contrôle des actions proposées par l'assistant Voxa, qui ne s'exécutent qu'après validation explicite de l'utilisateur.

4. Propriété intellectuelle

Le logiciel VoxNote, ses interfaces, sa marque et l'ensemble de ses composants demeurent la propriété exclusive de Auto-Artisan. L'abonnement confère à l'utilisateur un droit d'usage personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée de l'abonnement. Les données saisies et les documents produits par l'utilisateur restent sa propriété.

5. Disponibilité et responsabilité

L'éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité et la sécurité du service, hors maintenance et force majeure. VoxNote étant un outil d'assistance, l'utilisateur conserve la responsabilité du contrôle des documents et des actions validés. La responsabilité de l'éditeur s'exerce dans les limites fixées par les Conditions générales de vente.

6. Données personnelles

Le traitement des données personnelles est décrit dans la Politique de confidentialité. Lorsque l'éditeur traite des données pour le compte de l'utilisateur (clients finaux, interventions), les rôles respectifs sont régis par l' Accord de traitement des données (DPA), conforme à l'article 28 du RGPD. Les données sont hébergées en France.

7. Suspension et résiliation

L'utilisateur peut résilier son abonnement à tout moment, sans engagement, selon les modalités des Conditions générales de vente. L'éditeur peut suspendre ou résilier l'accès en cas de manquement grave aux présentes CGU (usage illicite, atteinte à la sécurité, défaut de paiement), après information et, sauf urgence, mise en demeure restée sans effet. Une période de grâce de trente (30) jours permet l'export des données après la fin du contrat.

8. Mandat de confirmation au nom de l'utilisateur

Lorsque la fonction de confirmation automatique des rendez-vous pris en ligne par ses clients est active (activée par défaut, désactivable à tout moment dans les réglages), l'utilisateur donne mandat à Auto-Artisan, au sens de l'article 1984 du Code civil, d'envoyer en son nom et pour son compte à ses clients un message de confirmation à la suite d'une réservation en ligne. Ce mandat est strictement limité à l'envoi de messages transactionnels et relationnels de confirmation de rendez-vous, à l'exclusion de toute prospection ou communication commerciale. Le contenu est établi à partir de modèles prédéfinis par l'éditeur et des informations réelles du rendez-vous ; l'utilisateur reste responsable de la tenue du rendez-vous confirmé. Le mandat est consenti à titre gratuit, comme accessoire du service. Conformément à l'article 2004 du Code civil, l'utilisateur peut révoquer ce mandat à tout moment en désactivant la fonction dans ses réglages, sans effet rétroactif sur les messages déjà envoyés. Le traitement des données personnelles des clients à cette fin s'effectue sur l'instruction de l'utilisateur, responsable de traitement, dans les conditions de l' Accord de traitement des données (DPA), Auto-Artisan agissant comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD.

9. Intelligence artificielle

VoxNote repose sur des systèmes d'intelligence artificielle. Ils interviennent pour : la transcription de la voix (dictée d'une note, d'un rendez-vous, de prestations, d'un appareil, filtres vocaux), la lecture automatique de documents importés (factures, factures fournisseur, bons de livraison), la rédaction de textes proposés (briefing du matin, analyse « coach », brouillon de message de confirmation), et l'assistante conversationnelle Voxa, qui est une intelligence artificielle et non une personne.

Ces systèmes proposent ; ils n'agissent jamais seuls. Toute création, modification, validation ou envoi requiert une action de l'utilisateur. Aucune décision produisant des effets juridiques n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé (article 22 du RGPD).

Ces systèmes sont faillibles : une transcription, une extraction ou un texte proposé peuvent comporter des erreurs de mot, de date ou de montant. L'utilisateur demeure seul responsable du contenu qu'il valide et qu'il émet, en particulier des documents ayant une portée légale ou comptable (devis, factures) et des messages adressés à ses clients. Il lui appartient de les relire avant validation. L'éditeur ne garantit pas l'exactitude des sorties produites par ces systèmes.

Le détail des systèmes utilisés, des modèles, de leur fournisseur et du marquage des contenus produits figure sur la page Intelligence artificielle. Le traitement des données associées est décrit dans la politique de confidentialité et dans l' Accord de traitement des données.

10. Évolution des CGU et droit applicable

Les présentes CGU peuvent être mises à jour. En cas de modification substantielle, une nouvelle acceptation peut être demandée à la prochaine connexion. Les CGU sont régies par le droit français ; tout litige relève des tribunaux français compétents, après recherche d'une solution amiable.